Mengumpulkan dan menyimpan sejumlah besar informasi merupakan tugas yang menantang bagi setiap unit pemerintah daerah (Pemda) ketika memproses, mengelola dan mengarsipkan ratusan dokumen setiap hari. Karena sebagian besar Pemda masih beroperasi dengan sistem yang menggunakan metode pengarsipan berbasis kertas, pencarian arsip cenderung menjadi tugas yang memakan waktu untuk mengecek lemari kabinet dan tumpukan kertas.   

Untuk merampingkan proses ini, beberapa kantor pemerintah sekarang menggunakan sistem penyimpanan dokumen modern yang melibatkan pemindaian dan pengarsipan digital. Untuk Pemda Kotamadya Buhi, mendigitalkan dokumen-dokumen mereka mengubah cara mereka memberikan pelayanan publik kepada unsur masyarakatnya.  

Buhi, CamSur mendigitalkan dokumen-dokumen untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada Buhinon 

Mengumpulkan dan menyimpan sejumlah besar informasi merupakan tugas yang menantang bagi setiap unit pemerintah daerah (Pemda) ketika memproses, mengelola dan mengarsipkan ratusan dokumen setiap hari. Karena sebagian besar Pemda masih beroperasi dengan sistem yang menggunakan metode pengarsipan berbasis kertas, pencarian arsip cenderung menjadi tugas yang memakan waktu untuk mengecek lemari kabinet dan tumpukan kertas.   

Untuk merampingkan proses ini, beberapa kantor pemerintah sekarang menggunakan sistem penyimpanan dokumen modern yang melibatkan pemindaian dan pengarsipan digital. Untuk Pemda Kotamadya Buhi, mendigitalkan dokumen-dokumen mereka mengubah cara mereka memberikan pelayanan publik kepada unsur masyarakatnya.  

Meningkatkan pelayanan publik melalui teknologi  

Didirikan di pusat Camarines Sur di Wilayah Bicol, Kotamadya Buhi dahulu merupakan pemukiman pengungsi kecil selama erupsi Gunung Berapi Mayon pada tahun 1950-an. Saat ini, Buhi berfungsi sebagai rumah bagi lebih dari 77.000 penduduk setempat yang disebut Buhinon, yang mendirikan pemukiman tetap di daerah tersebut.   

Ketika kotamadya ini terus berkembang, hal itu juga menyerukan agar Pemda tersebut mencari cara dalam rangka meningkatkan layanan publik, termasuk penggunaan inovasi dan alat-alat terbaru, untuk memberikan hasil yang lebih baik kapanpun unsur masyarakat datang ke Balai Kota untuk setiap urusan.   

“Sebagai pegawai negeri, kami harus dilengkapi dengan alat-alat yang tepat untuk memberikan layanan yang lebih baik bagi sesama Buhinon. Kami ingin membuat mereka merasa bahwa pemerintah daerah bekerja dengan cepat dan efisien karena kami peduli dengan waktu, energi dan upaya mereka setiap kali mereka datang ke kantor kami untuk setiap urusan,” kata Mark Anthony Nazarrea, petugas informasi kota Buhi.  

Memiliki latar belakang perusahaan selama 14 tahun, Nazarrea juga memahami bahwa transaksi online dan metode pengarsipan digital dapat membantu kantornya menjadi lebih efisien dalam melayani klien mereka. Bagaimana pendekatan ini akan meningkatkan operasi mereka?  

Membebaskan ruangan 

Salah satu tantangan yang dahulu biasa dihadapi oleh Pemda Buhi adalah metode pengarsipan berbasis kertasnya. File-file dan lemari kabinet dimana dokumen disimpan memerlukan ruang yang besar di kantor mereka.  

Pemerintah Daerah Buhi 

“Ketika saya ditunjuk sebagai petugas Sumber Daya Manusia (SDM) kotamadya, saya menyadari bahwa kantor kami terlalu kecil meskipun memiliki ruang yang cukup untuk staf. Area kerja kami tampak berantakan karena file-file dan dokumen memenuhi sebagian besar ruangan,” kata Beethoven J.E. Nachor, Petugas SDM Pemda Buhi.   

Dengan pemindaian dan pengarsipan dokumen yang dilakukan, file-file sekarang disimpan di dalam server, sehingga membebaskan ruangan untuk kantor dan memusatkan semua arsip pada satu platform.  

Pencarian Arsip Lebih Cepat 

Dokumen-dokumen kantor pemerintah daerah seringkali mencakup izin usaha, dokumen sumber daya manusia, kontrak, dan dokumen lain yang berkaitan dengan pengembangan kebijakan. Pada pengarsipan berbasis kertas, staf harus memeriksa lemari kabinet secara manual untuk menemukan file-file ini. 

“Ketika kami memiliki klien, biasanya perlu waktu untuk menemukan file tertentu yang mereka perlukan. Kami sudah memiliki terlalu banyak dokumen. Jadi, kami bertanya pada diri sendiri, apa cara yang paling efisien untuk mempersingkat waktu pencarian arsip? Saat itulah kami berpikir untuk mendigitalkan dokumen kami sehingga kami tidak perlu lagi mencari file tertentu secara fisik namun melalui komputer, yang lebih cepat dan lebih mudah dilakukan,” tambah Nachor.   

Dengan mendigitalkan arsip mereka, dokumen-dokumen dipindai dan diubah menjadi file digital yang mudah dicari. Oleh karena itu, kapanpun seseorang perlu mendapatkan informasi, bahkan dokumen yang lebih lama sekalipun, mencarinya dapat dilakukan hanya dengan satu klik, sehingga urusannya menjadi jauh lebih cepat dan tidak membosankan.  

Perangkat pemindaian yang tepat 

Menggunakan perangkat pemindaian yang tepat sangat penting untuk menjamin bahwa dokumen yang dihasilkan oleh Pemda dipindai dengan cepat dan jelas. Bagi Buhi, mereka telah menemukan mitra yang sempurna dengan Epson WorkForce DS-410. 

WorkForce DS-410 adalah scanner sheetfed yang memberikan berbagai fitur produktivitas dengan harga yang rendah. Scanner yang ringkas ini dilengkapi dengan Automatic Document Feeder bawaan untuk pemindaian yang cepat dan mudah.  

Epson WorkForce DS-410

“Kami menerima scanner Epson WorkForce DS-410 di minggu terakhir bulan Januari. Itu tepat waktu karena kami sudah dalam proses mendigitalkan dokumen kami. Kami tahu itu akan bekerja dengan efisien karena dapat memindai dengan cepat. Kami tidak perlu lagi melakukannya satu per satu, tidak seperti sebelumnya dengan scanner flatbed yang menggunakan input manual dan dokumen dua sisi yang perlu dibalik untuk memindai sisi lainnya. Sekarang, memindai dokumen menghabiskan waktu yang lebih sedikit. Gambarnya bagus dan juga cepat,” kata Nachor.   

DS-410 juga membanggakan dari teknologi deteksi pengumpanan ganda (double-feed) dan perlindungan kertasnya untuk menjamin bahwa salinan asli terlindungi dan setiap halaman dipindai. Seperangkat sensor LED yang canggih mendeteksi ketika dua lembar kertas diambil sekaligus, yang langsung menghentikan mesin dan memperingatkan pengguna. Di sisi lain, perlindungan kertas membantu mencegah kesalahan pengumpanan dan kerusakan dengan berhenti secara otomatis ketika perangkat tersebut mendeteksi dokumen yand distaples atau abnormalitas lainnya.  

Scanner ini juga memiliki konstruksi yang kuat dengan body yang sangat ringkas untuk mengambil ruang meja minimal, sehingga mudah dipasang bahkan di dalam ruang terkecil di kantor. Scanner ini dapat memindai dengan kecepatan hingga 26ppm/52ipm, dan menangani berat kertas dari 50g/m² sampai 209g/m². Mode A3 manualnya juga memungkinkan pemindaian ad-hoc atas salinan asli yang formatnya lebih besar.   

“Ketika kami meminta peralatan di kantor, kami tidak mendapatkan nama mereknya. Kami hanya memberikan spesifikasi yang kami butuhkan. Kebetulan dari printer hingga pembelian scanner terbaru kami, Epson dapat memberikan semua fitur yang kami butuhkan,” tambah Nachor.  

Dengan kemajuan teknologi saat ini, pemerintah daerah sekarang memiliki akses pada alat terbaik yang dapat membantu otomatisasi dan pengelolaan dokumen. Scanner sheetfeed WorkForce Epson memberikan kualitas, kecepatan, dan ketangkasan yang dibutuhkan dalam mendigitalkan file-file guna membantu Pemda dalam memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat.