Pada tempat kerja modern saat ini, arsip organisasi tradisional perlahan menjadi bagian dari masa lalu. Lenyaplah sudah, ruang penyimpanan yang berdebu dan redup, rak-rak dari lantai hingga langit-langit penuh kertas dan tumpukan kardus penuh dengan file dan folder. Perusahaan saat ini belajar untuk secara efektif mengelola dokumen yang mereka hasilkan dan menggunakan teknologi pemindaian (scanning) modern untuk mengarsipkan dokumen penting secara cepat dan efisien.

Seperti halnya sebagian besar kantor yang mementingkan produktivitas, kantor Department of Environment and Natural Resources – Environment Management Bureau (DENR-EMB) di San Fernando, Pampanga, telah menerima manfaat digital.

DENR-EMB San Fernando, Pampanga

Biro Manajemen Lingkungan adalah biro lini DENR yang diberi mandat untuk merumuskan program dan standar kualitas lingkungan yang sesuai untuk perlindungan terhadap lingkungan. Biro ini memastikan implementasi program dan standar tersebut melalui kantor regionalnya, yang mengeluarkan ratusan hingga ribuan perizinan dan pengesahan setiap tahun.

Bagian arsip kantor DENR-EMB San Fernando menerima dan menyimpan semua aplikasi untuk perizinan dan pengesahan di kota tersebut, seperti Sertifikat Kepatuhan Lingkungan (Environmental Compliance Certificate/ECC) atau Sertifikat Ketidakpatuhan (Certificate of Non-compliance/CNC).

Cristine Dunca, staf Properti Bagian Umum di cabang tersebut, menekankan bahwa salah satu peran utama mereka adalah menemukan teknologi baru untuk meningkatkan sistem pengarsipan dokumen di bagian arsip.

Di masa lalu, salinan cetak dari aplikasi akan dimasukkan ke dalam folder dan ditempatkan di rak setinggi langit-langit. Untuk mengambil suatu file, staf perlu memeriksa logbook (buku catatan) dan melewati ribuan folder yang saling ditumpuk, yang tidak dapat diidentifikasi karena label yang memudar. Keamanan file juga menjadi masalah ketika salinan cetak hilang dan, dimakan oleh rayap, yang membuatnya sangat sulit bagi staf untuk mengembalikan arsip, dan hal lainnya.

Inilah saat kantor EMB San Fernando memutuskan bahwa mereka perlu suatu perubahan, yang datang dalam bentuk pemindai (scanner) Epson WorkForce DS-310 dan DS-530.

“Kami mempertimbangkan kualitas, daya tahan, keterjangkauan, dan keramahan lingkungannya,” kata Dunca. “Kami mulai mengeksplorasi produk Epson pada tahun 2018 dan menemukan bahwa pemindai (scanner) mereka akan membantu meningkatkan alur kerja bagian arisp kami.”

Ringkas dan ringan, DS-310 portabel dapat  diletakkan di ruang kecil, yang memungkinkan untuk digunakan di ruang meja dengan lebih efisien. Dengan kecepatan pemindaian hingga 50ipm dan mode pengumpanan otomatis, dokumen dalam jumlah besar dipindai secara terus-menerus.

Epson WorkForce DS-310

DS-310 yang serbaguna memiliki slot kartu khusus untuk kartu plastik, dan ukuran pindaian maksimum hingga 215,9 x 1.117,6mm, membuktikan bahwa kartu itu dapat memenuhi berbagai ukuran dokumen yang diterima cabang DENR-EMB San Fernando untuk berbagai aplikasi perizinan dan pengesahan dalam kota tersebut.

DS-530 adalah pemindai (scanner) kerja serbaguna di DENR-EMB San Fernando yang melengkapi DS-310. Menawarkan kecepatan pemindaian hingga 70ipm, DS-530 menangani beragam media kertas antara 27-413 gsm, yang memungkinkan cabang memindai apapun dari kertas hingga kartu plastik secara efisien dan lancar. Berbagai kelompok juga dapat mengakses file yang sama melalui konektivitas ethernet, yang membuat berbagai bagian lebih selaras dan alur kerjanya lebih lancar.

Epson WorkForce DS-530

“Berkat Epson, kami dapat memberikan layanan yang efisien kepada klien kami dan memenuhi tujuan Biro Manajemen Lingkungan dalam melindungi lingkungan,” kata Ma. Theresa Pangilinan, Kepala Bagian Arsip, DENR-EMB San Fernando, Pampanga.

Revolusi digital mungkin telah memimpin ke era kantor tanpa kertas, namun bagi banyak bisnis di Filipina, sejumlah besar data masih dihasilkan dalam bentuk cetak. Badan-badan pemerintah, seperti DENR-EMB, masih membuat tumpukan arsip kertas melalui pengisian formulir, pelaporan, akun, pembukuan, dan banyak lagi. Maka jelaslah, bahwa sistem pengarsipan digital yang menampung, melindungi, dan mengintegrasikan dokumen dalam suatu lokasi yang sentral dan aman merupakan komponen penting dari praktik bisnis modern.