Lima hal sebagai Bahan Pertimbangan Sebelum Membeli Pemindai Sheetfeed

Lepas dari wacana operasional bisnis tanpa kertas, sebagian besar pelaku usaha masih membutuhkan dokumen yang dicetak di samping dokumen elektronik. Pelaku usaha memang kini semakin sadar manfaat menerapkan sistem digital terhadap penyimpanan dan pengelolaan dokumen, penghematan ruang, dan proses kerja serta produktivitas secara umum.

Dokumen digital yang dibutuhkan versi fisiknya saat ini bisa dengan mudah diwujudkan dengan mesin cetak. Akan tetapi mengubah dokumen fisik menjadi digital lebih sulit, terutama jika tanpa dukungan perangkat yang tepat.

Perangkat paling cocok untuk keperluan ini adalah scanner, atau mesin pindai, dengan beragam tipe dan bentuknya. Untuk kantor dengan volume dokumen tinggi seperti kantor hukum dan akuntansi, scanner yang bisa menangani berlembar-lembar kertas (sheetfeed), sejauh ini, adalah pilihan terbaik. Didesain khusus untuk memindai kertas dalam bentuk lembaran, data penting pun mudah diubah, diindeks, dan disimpan, bahkan dikirimkan.

Namun setiap usaha pasti memiliki kebutuhan tersendiri. Lalu, apa saja yang perlu dipertimbangkan saat hendak memilih alat pindai sheetfeed?

1) Kecepatan Memindai

Jika ada kebutuhan memindai dokumen dalam jumlah besar, pemilik usaha akan membutuhkan alat yang bisa memindai dengan cepat, tahan lama, dan mudah digunakan. Produsen alat pun perlu memastikan mereka menyertakan informasi spesifikasi produk yang menerangkan kemampuan alat pindai.

Kecepatan alat pindai biasanya diukur dengan satuan halaman per menit (page per minute/ppm) yang merujuk pada jumlah halaman yang bisa dipindai dalam semenit; atau impresi per menit (ipm)—ukuran lain yang menunjukkan kemampuan mesin memindai dua sisi kertas secara otomatis.

Saat ini, sebagian besar alat pindai tipe sheetfeed sudah punya kecepatan tinggi untuk kebutuhkan pindai dokumen dalam jumlah banyak. Salah satunya adalah mesin WorkForce dari Epson dengan kecepatan kerja 65ppm/130ipm.

2) Keandalan

Selain kecepatan, perhatikan juga kemampuan kerja alat per hari—ukuran ini menggambarkan rata-rata jumlah pindai yang disarankan untuk suatu unit (duty cycle). Ukuran ini bisa memberi petunjuk penggunaan yang layak, tetapi tidak serta-merta menunjukkan durabilitas mesin. Jika mesin digunakan lebih dari siklus kerjanya, efek terhadap mesin mungkin tidak tampak dengan segera tetapi dapat memengaruhi usia mesin seiring waktu.

Pemilik usaha perlu mempertimbangkan hal ini saat memilih mesin pindai sheetfeed untuk memastikan model yang dibeli sesuai dengan kebutuhan dan dana yang tersedia. Mesin pindai WorkForce dari Epson, misalnya, memilki duty cycle sampai dengan 6.000 halaman per hari.

3) Fleksibilitas

Pemilik usaha yang ingin memaksimalkan kegunaan alat pindainya pastilah menginginkan kemampuan alat yang fleksibel—terutama jika ada kebutuhan memindai kertas dalam beragam ukuran atau media lain selain kertas. Mesin pindai sheetfeed masa kini bisa memenuhi keperluan ini apabila telah dilengkapi dengan alat flatbed, yang memungkinkan media dipindai dalam posisi horisontal.

Contoh alat yang fleksibel seperti tersebut adalah WorkForce DS-530 dengan Flatbed Dock dari Epson yang bisa digunakan dengan Epson Perfection V39 untuk memberikan opsi flatbed pada pengguna yang perlu memindai dokumen seperti paspor, buku, dokumen lain yang dijilid, atau dokumen kecil dan rapuh yang mudah rusak, seperti bon.

4) Kemampuan mengelola volume kertas dan tipe dokumen berbeda

Fitur lain yang perlu diperhitungkan dan berguna untuk mengelola lebih dari satu tipe dokumen adalah automated document feeder (ADF) yang ada pada beberapa tipe mesin pindai sheetfeed. Dengan ADF, mesin bisa menangani banyak dokumen lembaran. Jika perlu memindai dalam jumlah besar, maka perusahaan memerlukan ADF yang bisa memindai seratus halaman atau bahkan lebih.

Contohnya adalah Epson DS-780N, yang langsung siap digunakan begitu dinyalakan, punya kapasitas Automatic Document Feeder (ADF) sebanyak 100 halaman, dan bekerja dengan kecepatan 45ppm/90ipm pada resolusi 300dpi baik untuk dokumen warna maupun hitam putih.

Patut diketahui pula bahw fitur ADF memungkinkan mesin pindai sheetfeed memindah berbagai jenis dokumen termasuk dokumen mudah rusak seperti KTP dan bon dengan dukungan carrier sheet, serta kertas yang panjangnya bisa mencapai 6m.

Selain ADF, ada pula mesin pindai sheetfeed yang punya fitur cerdas. Sebagai contoh adalah Epson WorkForce dengan Active Separation Roller System yang membantu mencegah kertas-kertas menempel dan mengakibatkan tidak terpindai; fitur ini memastikan setiap lembar kertas dipindai dengan akurat dan pada kualitas terbaik. Selain itu, ada pula fitur Double Feed Detection Skip, yang memungkinkan media yang sulit—seperti amplop dan dokumen yang diberikan post-it—dipindai tanpa risiko cukup dengan sekali sentuh.

5) Fugsi Konektivitas Jaringan dan Wi-Fi

Salah satu permasalahan terbesar yang masih harus dijawab saat menggunakan mesin pindai sheetfeed adalah kemampuan mesin melayani lebih dari satu pengguna—khususnya untuk tipe mesin canggih yang dilengkapi fungsi konektivitas jaringan dan wi-fi.

Beberapa mesin, seperti Epson WorkForce DS-570W, dilengkapi dengan Network Interface Unit yang dapat diaktivasi maupun tidak; fungsi ini memungkinkan mesin melayani sekelompok pengguna melalui konektivitas Ethernet. Selain itu, DS-570W, misalnya, meningkatkan kepraktisan pemindaian dan kenyamanan nirkabel melalui fungsi Wi-Fi, Wi-Fi Access Point (Wi-Fi A/P), dan Near Field Communication (NFC).

Apabila fungsi ini diaktifkan, maka DS-570W bisa bertindak sebagai titik akses. Perangkat seluler pun bisa terhubung langsung ke mesin pindai tanpa perlu router atau titik akses tambahan. Fungsi ini ideal di lingkungan kerja yang membolehkan karyawan membawa perangkatnya sendiri (Bring Your Own Device/BYOD), juga memudahkan penggunaan jasa cloud untuk memindai, menyimpan, dan memustkan dokumen bisnis penting untuk diakses staf kapanpun, di manapun, dengan perangkat apapun.

Membawa konsep aksesibilitas selangkah lebih jauh, Epson menjadikan pengalaman mencetak atau memindai lebih praktis dengan Epson Connect. Fitur ini memungkinkan pengguna terhubung secara nirkabel ke mesin cetak Epson menggunakan ponsel pintar, tablet, atau komputer, dari mana saja di dunia. Untuk mencetak atau memindai, pengguna cukup mengirimkan dokumen melalui surel, dari perangkat apapun, ke surel mesin. Pengguna juga dapat mengunggah dokumen ke akun penyimpanan daring yang didukung oleh mesin cetak Epson. Sebagai mekanisme pengamanan tambahan bagi fitur pencetakan surel, pengguna juga bisa mengubah alamat surel mesin cetak dan mengaktifkan fungsi Approved Senders List agar pencetakan lebih aman.

Dengan kemajuan teknologi masa kini, pemilik usaha mempunyai opsi terbaik untuk menjawab kebutuhan pemindaiannya. Saat menerapkan teknologi inovatif pada mesin pindai sheetfeed WorkForce, Epson berfokus pada detail demi memberikan kualitas, kecepatan, dan kecekatan yang tepat untuk mendukung proses otomasi serta meningkatkan produktivitas dan proses kerja.