Catatan Kehidupan Pengarsipan Digital untuk Mentransformasi Produktivitas Bisnis

Agu 31, 2022Bisnis & Rumah, Printer & Pemindai

Beralih dari pengarsipan tradisional ke digital dapat menjadi katalisator pertumbuhan revolusioner dalam produktivitas bagi pemerintahan dan bisnis. Pengarsipan digital lebih dari sekadar konversi dokumen cetak ke bentuk digital – ini merupakan perampingan dan penyederhanaan alur kerja, transformasi menjadi arsip pintar, dan pertumbuhan peningkatan efisiensi dan produktivitas di tempat kerja dengan bantuan pemindai.

 

Biasanya, pengarsipan arsip, dokumen fisik disimpan di ruang penyimpanan arsip besar yang memerlukan banyak ruang, berisi map dan file yang tak terhitung jumlahnya, beberapa atau sebagian besar diantaranya salah label atau salah simpan – sehingga butuh waktu lama untuk memilah-milah dokumen dalam jumlah besar untuk mencari dokumen alih-alih berfokus pada tugas-tugas yang akan menguntungkan bisnis.

 

Mengadopsi smart archive menyingkirkan berbagai hambatan produktivitas dan pertumbuhan organisasi dalam tenaga kerja. Bagi banyak organisasi, satu dokumen diharapkan memiliki masa pakai tak terbatas. Tetapi, pengarsipan tradisional bergantung pada input manusia untuk mengarsipkan dan menyimpan dokumen-dokumen ini dengan benar, dan biasanya tidak, kesalahan manusia dapat mempersingkat umur dokumen ini karena mengalami rusak dan salah tempat. Dalam bisnis tertentu, kesalahan manusia ini dapat ditoleransi, tetapi dalam industri tertentu seperti layanan kesehatan, kesalahan manusia atau ketidakefisienan memiliki konsekuensi yang fatal.

 

Mentransformasi Produktivitas Bisnis

Semua industri melihat transformasi besar-besaran karena digitalisasi, dan industri layanan kesehatan adalah salah satu mungkin terkena dampak paling besar. [1]Dengan meningkatnya pengarsipan digital, industri layanan kesehatan mampu memberikan perawatan yang inovatif kepada pasien. Dari perawatan pasien yang lancar dan efisien, penerapan konsultasi kesehatan jarak jauh atau telemedika di mana pasien dapat bertatap muka dengan dokter melalui panggilan video, hingga rumah sakit yang dapat berbagi kasus dengan rumah sakit lain. Dalam industri layanan kesehatan, pengarsipan digital telah meningkatkan kualitas hidup dengan dampaknya yang nyata bagi pasien, memastikan bahwa semua catatan terbarui, membuat perbedaan dalam kehidupan nyata. Meskipun pemindaian digunakan pada kasus tertentu dalam layanan kesehatan, pemindaian memiliki kesamaan seperti ketika kita melihat bisnis dan dampak dari pengarsipan digital.

 

Di kebanyakan kantor akan ada ruang penyimpanan khusus untuk dokumen cetak, dan beberapa di antaranya adalah dokumen yang berisi informasi rahasia. Tugas memilah-milah arsip cetak bisa membosankan dan memakan waktu, serta seringkali merupakan proses yang panjang sehingga individu perlu waktu berjam-jam untuk menyelesaikannya – menyita waktu yang dapat digunakan untuk fokus pada tugas yang lebih memiliki nilai tambah.

 

Dengan inovasi pemindai sekarang ini, organisasi dapat mengurangi ruang penyimpanan dengan menempatkan pemindai di sudut kantor, ini memungkinkan dengan desain pemindai Epson yang ringkas dan inovatif saat ini, memiliki pangsa pasar pemindai dokumen No. 1 di wilayah Asia Tenggara[2].  Di dalam ruang kerja, daya tarik terbesar untuk digitalisasi arsip tradisional adalah bagaimana hal tersebut mengurangi tekanan di back-end dan front-end – memberikan pengoperasian yang lebih efisien, dan memastikan bahwa bisnis memiliki arsip gabungan yang mudah untuk diakses dan diekstrak informasinya. Sementara banyak industri bertransformasi secara digital, dokumen cetak masih berperan penting dalam bisnis sehari-hari, baik itu dokumen hukum dan keuangan atau layanan kesehatan, catatan dan kuitansi pelanggan, dan pemerintahan. Pengarsipan atau penyematan dokumentasi digital secara digital juga telah membuka jalan baru bagi bisnis guna mempertahankan dan mendapatkan pelanggan baru.

 

Kini, pelanggan mencari kemudahan – cara untuk mengatasi masalah administrasi saat bepergian. Dengan kemampuan memindai dokumen dari ponsel, menandatangani dokumen di aplikasi seperti DocuSign, dan potensi penyimpanan cloud tak terbatas – bisnis yang memanfaatkan dokumentasi digital tidak dibatasi oleh metode pengarsipan tradisional. Memindai ke Cloud tidak hanya membuat pengarsipan dan pengambilan dokumen lebih cepat dan nyaman, tetapi juga mengurangi dampak terhadap lingkungan – mengurangi pengiriman surat dan kebutuhan akan kertas dan cetak tambahan.

 

Karena teknologi terus berevolusi untuk menempatkan pelanggan di pusat bisnis – bisnis sangat perlu untuk menggabungkan semua informasi pelanggan mereka. Tidak seperti pengarsipan tradisional di mana dokumen masing-masing disimpan di penyimpanan yang berbeda, dengan arsip digital dan teknologi yang tersedia bisnis dapat memiliki satu sumber informasi – informasi yang akurat, andal, dan dapat diakses dengan cepat. Dengan konsolidasi, orang-orang dari perusahaan yang sama dapat mengakses informasi yang sama, dengan ini, mereka dapat memberikan tingkat layanan pribadi yang sama kepada pelanggan, memastikan bahwa nilai pelanggan tetap konsisten.

 

Pemindaian yang Maju dan Keberlanjutan

Salah satu manfaat pemindaian yang mungkin paling diabaikan adalah berkelanjutan. Dalam perusahaan yang memiliki dokumen rahasia, dengan berbagi dokumen ini secara digital, organisasi dapat mengurangi kebutuhan untuk mengirim dokumen melalui kurir – ini berarti risiko kehilangan informasi rahasia akan berkurang, dan yang lebih penting mengurangi jejak karbon mereka.

 

Pada akhirnya, pengarsipan dokumen secara digital adalah cara untuk meningkatkan produktivitas dalam perusahaan yang tradisional dengan cara mereka, sambil mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan.

 

 

[1] Mckinsey “Bagaimana COVID-19 telah mendorong perusahaan melewati titik kritis teknologi—dan mengubah bisnis selamanya

[2] 2021H2 IDC Rilis Historis Pemindai Pencitraan Dokumen – Epson_ASEAN dan India

Gabung dengan Media Sosial kami

Share This